数字信息时代高校图书馆办公室人员素质探析_免费论文全文下载

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摘要 文章阐述了数字信息时代高校图书馆办公室的作用，分析了高校图书馆办公室人员存在的问题及解决措施，结合工作具体内容，探讨了为了实现资源共建共享，图书馆办公室人员在面对其工作方式由传统模式转向信息资源数字化、规范化时所应具备的综合素质。

关键词 数字信息时代 高校图书馆 办公室人员 素质
中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2017.05.087
美国著名学者贝克在《资源共享的未来》中写到：“今天的图书馆正生存在一个相互依赖的时代。进一步讲，每一个图书馆都必须将自己视为全国图书馆体系的一部分，必须摆脱自给自足的状态，必须发现迅速而经济地从世界图书馆体系中获取资料并传送给用户的方式，必须随时准备将自己的馆藏资料提供给世界各地的其他图书馆。”从中我们可以看出资源共享是数字信息时代图书馆的重要特征。高校图书馆办公室集行政、总务、财务管理于一身，具有一定的专业性，它与业务部门的地位平行，却不直接承接业务工作，而是协助馆领导处理全面工作，承上启下，联络内外、沟通左右的枢纽中心。数字信息时代，高校图书馆资源建设、读者服务、读者对图书馆的期待都发生了翻天覆地的变化，这必将对办公室人员的工作提出紧迫的新要求。
高校图书馆办公室人员是图书馆人力资源之一。他们要具备较宽的知识面、较强的组织管理能力和较高的人文素养、高深的专业知识，并熟悉掌握公文、新闻写作，具备档案管理、财务、调查研究能力，了解检索方法，以及掌握办公设备和计算机网络技术，将数字化、规范化的资源传递到网络，推动资源共建共享。
1高校图书馆办公室人员存在的问题
1.1管理岗位认知性差
在传统观念中，高校图书馆办公室的工作上传下达，跑跑腿，写写文章，技术含量低。有些高校甚至将一些老弱病残的职工安排在图书馆办公室，严重影响了高校图书馆的形象，也降低了工作效率。另外，高校图书馆办公室人员对自己的工作也存在认知误差。在工作中，缺乏独立思考，工作热情不高，被动应付，不能独当一面，对图书馆整体工作造成了不利影响。
1.2业务能力差
目前，我国高校图书馆办公室人员绝大部分没有接受过图书情报专业的系统学习，普遍存在专业知识结构单一、文化水平低、学历偏低、知识结构不合理。高校图书馆办公室的工作具有较强的专业性，但是高校图书馆不注重培训工作，有些办公室人员没有主动提高自己的业务能力，所以难以胜任相关工作。有的不懂文献检索方法，也不能熟练使用数据库；有的对图书分类法一无所知；有的不了解图情专业的发展动态。图书馆办公室人员的专业素养普遍不高，发表论文层次低，科研项目少。
1.3计算机技术、网络技术差
数字信息时代图书馆必然有很多数字信息处理技术被应用，在图书馆管理中也必然需要采用数字化的信息存储、处理技术。但是有些高校图书馆办公室人员只会使用WORD办公软件。他们普遍计算机网络技术低下、外语能力低等等，这与飞速发展的数字信息时代图书馆的要求存在差距。
数字信息时代要求图书馆办公室人员从服务方式、内容、态度等进行调整，全面提高他们的综合素质，显得尤其重要。
2如何提高高校图书馆办公室人员的综合素质
2.1提升个人政治思想素质
图书馆办公室具有较强的政策性，要深入理解党的政策方针，自觉与党保持一致。负责文书工作，宣传图书馆党总支的工作内容。这就需要办公室人员了解文件精神、会议背景、领导的意愿，将图书馆的活动与学校工作重点相结合。在起草文件的过程中，自觉地运用马克思基本原理分析问题，并采用思想政治教育的基本原理作为基本指导思想，保持较高的政治觉悟。另外，图书馆办公室人员要建立监管值班制度，对于网站发布的信息要严格审核，发现违反四项基本原则或不文明的内容要及时删除，立即记录，严重情况要追究到底。尤其，办公室人员要做好信息保密工作，登记每一次新闻公告或视频。
2.2加强业务培训
高校图书馆应针对办公室人员的知识层次、工作状况、实际需求等等，对他们进行有针对性、有方向性的培训。办公室事务繁杂，琐碎，疲于服务大家，疏于自己的业务。为了弥补业务素养的欠缺，他们应该积极主动地参加培训班和继续教育，扩大学术视野，并阅读专业书籍，关注图书馆学发展动态，关注“e线图情”、“阳光悦读”等公众微信号，提高业务能力。一般学校图书馆网页都开设馆员培训课堂，免费下载视频和课件，办公室人员同时可以通过自学弥补业务素养的欠缺。此外，办公室人员要努力提高外语水平，密切关注国内外一些著名图书馆的网站，学习图书馆管理的先进成果，借鉴其国内外的先进管理经验。
2.3培训计算机技术、网络技术
数字信息时代图书馆运用了大量高技术电子设备和电子计算机网络技术。在工作中，高校图书馆办公室人员要定期维护网页更新和删减一些过期链接。图书馆必须对办公室人员进行计算机技术、网络技术方面的培训，培训结束后，要进行考核，考核合格后才准许工作。图书馆人员必须熟练掌握Office系统、通信技术、多媒体技术和网络技术，将数字资源数字化、规范化，然后将数字统一提交到共享平台，方便用户通过计算机网络获得所需的统计数据。
3数字信息时代高校图书馆对办公室人员的素质要求
笔者结合高校图书馆办公室的工作具体内容，探讨了为了实现资源共建共享，图书馆办公室人员在面对其工作方式由传统模式转向信息资源数字化、规范化时所应具备的综合素质。
3.1良好的协调能力
保持和谐的人际关系是办公室工作的头等大事。事实上，工作中的问题根源是人际矛盾。一方面，�k公室要与其他部门保持良好关系。办公室人员必须工作谨慎，心胸开阔，着装朴素端庄，举止得体，公私分明，公正地对待每一位同事。图书馆女性居多，尤其老年女性比例大，矛盾是非多，人际关系复杂，要充分利用情感上的激励机制，礼貌、友爱地与每一位同事相处。同事来办公室倾诉，要善于倾听，暂时停下手中的活，眼睛看着对方，不要插话，适当安慰对方。另一方面，办公室人员要与学生建立相互信任的关系。既要理解学生求知的渴望，又要礼貌地拒绝学生占座，并耐心地讲明原因。学生来办公室发脾气，办公室人员既要维护图书馆的利益，又要考虑学生的实际情况，妥善处理。 3.2协助馆长
高校图书馆办公室人员要协助馆长从战略的高度把握图书馆建设的前景、宏观决策，主动做馆长的左膀右臂。在馆长做决定之前，做好问题、意见的收集、汇总，分析问题，协助馆长做出正确的决策；要有开拓和创新意识，对工作出现的问题，要善于打破常规思维，突破条框。既不能越权越职，又不能推诿、逃避责任。办公室人员协助馆长工作应注意以下方面：第一、注意汇报工作的场合，分清轻重缓急。对于涉及到钱或一些新问题，需要立即请示；对于为了方便读者、紧急事件，果断处理，可以事后汇报；对于为了偷工减料或敷衍塞责的建议，立即拒绝，不必汇报。不能毫无主见，应该独当一面。第二、由于工作原因，必然接触到机密文件和他人的隐私，不可泄露秘密。第三、由于办公室杂事多，处理留言、通知、回信、存档等一切日常、重复的工作，需要把类似的工作放在一起做，并养成雷厉风行的工作作风。第四、完成领导安排的工作，及时回话；不能完成的工作，及时反馈。第五、办公室人员应有危机意识，任何事情作最坏的打算。事情往坏的方面发展才是必然趋势。举办任何活动都应该有一套备用方案和应急方案，例如，做好学生被锁书库或火灾、漏水等紧急情况的准备。总之，由于特殊的地位和使命，办公室人员要将原则性与灵活性相结合。
3.3数字化图书资产
一年一度的图书馆资产清查是办公室人员费脑力、耗时间的琐碎工作。传统的资产清查方式，重复量大，遗漏点多，成本高，耗�r长。数字信息时代，图书馆资产清查、统计数据库都需要数字信息处理技术，办公室人员要掌握信息储存和传递处理技术，可以使用移动光盘、超媒体、超文本技术将信息资源集中整合，还可以构建分布式的文本信息和文本检索系统。在处理数字的过程中，高校图书馆办公室人员应采用双机备份、启动防火墙和软件杀毒等措施。
3.4共享赠书资料
图书馆接受的捐赠主要是指捐书。首先、查阅书籍内容。大部分捐赠的书都出自名家，收藏价值高，但也有一些涉及广告、淫秽、伪宗教，甚至反党或盗版书籍。办公室人员必须严格把关内容，杜绝此类书籍流通到书架。另外，如果收到一些没有条形码或陈旧的书籍，分类到“图书飘流”专柜。为了方便网络用户下载有关资料，采用EXCEL表格登记，既能快捷准确地统计和归纳书目，又能方便提交到信息平台，以供大家分享。
3.5创新考核与考勤
据笔者了解“通常美国图书馆界对图书馆员的工作考核有三个内容：工作业绩、业务水平与社会效益。”笔者通过网页调查发现：美国大部分高校图书馆将馆员的职称、专业、教育背景、工作地点、部门、电话、Email，甚至家庭地址都公布在网上，旨在方便师生联系馆员。目前，中国部分重点高校图书馆网页也陆续公布了馆员的少量信息。网络用户通过网络信息监督、约束馆员。2006年，笔者在美国德雷克塞尔大学学习英语认识两名负责学生工作的职工，她们因怠慢工作，被学生投诉，先后开除了。
一方面，网络化是新型图书馆的重要特征之一。读者的读书方式改变了，馆员的工作方式也随之改变了，但是图书馆考核馆员的方式没有变，即没有赋予网络读者考核、监督馆员的权力和义务。高校图书馆应该将网络作为管理手段之一，让读者通过网络监督、评价馆员，并结合下载率和服务质量等因素作为考核标准之一。
另一方面，图书馆与职工形成双赢的局面。图书馆在提倡爱岗敬业的同时，兼顾馆员的个人发展，帮助他们实现自我价值，将其学术成就与职务提升相结合，将馆员的个人价值与图书馆的发展融为一体，促使他们在贡献与满足中获得成功。图书馆结合职工实际工作情况对其进行考核，例如，服务态度、工作效率、读者满意度、图书入藏量、点击率、流通量、文献检索等方面，考核要区别工作中的共性与个性以及整体与局部的关系，要具体问题具体分析。
3.6建立电子图书馆档案
图书馆档案工作就是按照一定规律进行收集、整理、鉴定、分类、加工、分卷、保管这些原始资料并提供利用。档案工作与图书馆全馆性的活动有关，档案员要主动了解图书馆的活动，明确年度档案收集的重点，及时将活动的计划、内容、照片、报道，以及读者的互动记录，反馈的结果等材料一并存档。
传统的档案工作受到了温度、湿度、防蛀，物理空间等等的制约。登记卡片的污损或缺失，影响资产管理的丢失。在数字化网络化冲击下，办公室采用计算机网络技术保存档案，档案管理软件都具有自动统计功能。办公室人员使用计算机网络技术进行档案编目、检索、统计等等，以及档案材料的收集、整理和登记。办公室人员要掌握PDF与WORD，EXCEL与WORD之间互相转换以及图片处理等技术；使用ACCESS格式存档案，支持SQL语句，通过SQL可以在数据库查找所需的记录，还可以把各种记录排列。通过上级管理部门的固定资产查询软件，查出对比的数据，再把数据存储为ACCESS格式，最后与原数据对比。另外，记录档案必须使用具有备份功能的软件，备份具体到月、天、时、分，建立虚拟的网络化档案馆。
4结语
综上所述，在数字化网络化冲击下，高校图书馆从传统的纸质文献转向多媒体、数字化、网络化，信息化服务模式，其办公室人员工作方式、工作内容也随之发生了变化。数字信息时代下的图书馆办公室应该充分吸收和借鉴现代化的管理理念，同时融于信息化技术，组成工作站一局域网络一互联网三个等级的管理机制，旨在提高图书馆的资源共享能力。数字信息时代的图书馆办公室人员服务对象不仅包括到馆的读者，还包括网络环境下的用户。办公室人员的服务模式从过去的单向、静态、底层次、被动的服务转变为双向、动态、高端的主动服务，必须紧跟时代，不断提高自身的综合素质。

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