在施工阶段工程档案的收集与整理_免费论文全文下载

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摘 要：工程档案是工程施工管理中的一项重要工作，法律法规规定，工程档案的收集、整理、验收、移交要与工程施工、验收、移交同步进行。对施工企业而言，做好档案工作，对工程的及时验收、及时结算具有重要意义。而工程档案的收集、整理，则是做好档案工作的第一步，因此，在工程施工阶段，根据法律法规、合同规定与业主要求，做好工程档案的及时收集、及时校对与及时整理，非常重要。

关键词：工程档案；及时收集；及时校对；及时整理
中图分类号：U655.11 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）12-0122-03
笔者在广东省乐昌峡拦河坝工程中，从事施工档案工作。在实际工作中，笔者深深体会到，在工程施工阶段，做好施工档案资料的收集、校对与整理工作，非常重要。现将一些心得体会总结如下。
1 工程简介
乐昌峡水利枢纽位于广东省乐昌市大源镇，在北江支流武水乐昌峡河段。枢纽工程由进场道路、拦河坝、地下厂房、枢纽管理区、库区道路等工程所组成，该工程以防洪为主，兼顾发电，正常蓄水位为154.5m，校核洪水位为163.0m，总库容为3.4亿m3，防洪库容为2.1亿m3。电站装机3台，装机容量为132.0MW。工程等别为Ⅱ等大（2）型，其主要建筑物拦河坝级别为2级。
乐昌峡拦河坝为碾压混凝土重力坝，坝顶长度256m，坝顶高程164.2m，最大坝高84.2m。河床中央布置5孔溢流坝，溢流坝每孔净宽12m，闸墩宽度为3m，溢洪道堰顶高程为134.8m。根据项目划分，拦河坝是一个单位工程，分为3个标段、共有16个分部工程，其中12个土建分部工程由广东水电二局股份有限公司负责施工。该工程的主体部分已经施工完成，并蓄水发电，目前合同验收工作正在进行中。
拦河坝土建工程一套竣工资料有177卷，其中：
（1）工程开工申请、施工设备进场报验、施工组织设计、施工方案、施工计划、工作联系（报告）单等综合资料为13卷；
（2）原材料与施工过程中的检验检测资料55卷；
（3）测量资料2卷；
（4）基础工程施工记录43卷；
（5）隐蔽工程验收签证1卷；
（6）单元工程施工质量评定表46卷；
（7）各分部工程、阶段验收、单位工程、合同工程的验收申请、施工质量评定表、施工管理工作报告与相应的工程质量签定书等2卷；
（8）设计修改通知单、设计修改与竣工图对照一览表1卷；
（9）竣工图纸10卷（盒）；
（10）图像资料1卷；
（11）施工日记3卷。
从上述工程实例中可看出，在工程施工档案中，基础工程施工记录、单元工程质量评定表、各种检验检测报告是三大块，约占资料总量的70～80%；其它资料占20～30%。抓好基础工程施工记录、单元工程质量评定表、各种检验检测报告的收集、校对与整理工作，是施工单位资料员的主要任务。
2 档案工作的主要依据
工程施工档案工作的主要依据有（但不限于）如下各项：
（1）设计图纸（文件）以及设计修改通知单。
（2）施工合同。本工程合同规定施工单位要向业主移交2套竣工资料，其中1套必须为原件，另1套（如原材料的出厂证明）确实无原件的可以用复印件。
（3）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822――2008）。内容包括案卷组织、文件排列方式、案卷目录、案卷装订、文件盒的规格等具体要求，是档案工作的主要依据，要熟读熟记、并切实执行。
（4）《技术制图、复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3――2009）。
（5）《归档文件整理规则》（DA/T22――2000）。
（6）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28――2002）。内容包括文件收集、竣工文件的编制要求、竣工图的编制规定与更改方法、文件的整理与归档要求、文件移交等具体要求，对易褪色材料形成的文件要求同时附上一份复印件。附录A中规定了竣工文件的收集范围（大致上也是竣工文件的排列顺序），是建设工程档案工作的主要依据，要熟�x熟记、并切实执行。
（7）《水利工程建设项目档案管理规定 》（水办[2005]480号）。包括档案管理、归档与移交、档案验收等具体要求，文件强调了档案工作的重要性，规定工程竣工验收时，档案要同步验收；还有水利工程竣工图的编制与更改方法，档案验收的部门、工作流程，自检报告的主要内容等等。是水利工程档案工作的主要依据，要熟读熟记、并切实执行。
（8）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）。
（9）转发《档案验收办法》的通知（粤档发[2006]32号、内有评分表）。
（10）《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号、有评分表）。
（11）《水利水电工程施工质量评定表填表说明与示例》。单元评定表是工程施工档案的重要组成部分，约占工程施工档案的四分之一，在工程施工、验收过程中必须确实按照规范要求认真、如实地填写表格，并签署完备。工程完工后监理人员往往会调动工作，遗留问题在档案整理时很难处理。
（12）业主颁发的档案管理规定、附件、实施细则，以及业主、监理召开的历次档案工作会议的纪要、档案检查与整改意见。乐昌峡工程施工期间，水利部、省水利厅、省档案局、流域管理局、工程管理处、省质量监督站以及监理等相关部门单位，先后多次到工地检查指导，上级部门和相关单位的指导意见非常重要，对做好档案工作提供了极大的帮助。实际工作中如出现上级部门或有关专家意见不一时，要及时用《工作联系（报告）单》的形式将相关问题向监理汇报，以便相关部门统一意见，免得工作被动。 （13）施工单位内部的一体化管理要求和相关的档案工作规定。随着国家与地方对档案工作的重视，施工单位内部对施工档案的收集范围也会有所变化，为保险起见，项目部在收集工程施工档案时，应预备一套完整的资料供本单位档案室挑选，注意要原件。
3 项目部档案工作组织
广东水电二局股份有限公司乐昌峡拦河坝项目经理部，由项目经理、副经理、项目总工、副总工等负责人所组成。项目部下设行政办公室、质量技术部、设备物资部、财务经济部、安全生产部等业务部门，以及基础、土石方、混凝土等专业施工队（分公司）。
项目部由项目总工、质量技术部长以及各专职、兼职资料员组成档案工作小组，协调本工程的档案工作。质量技术部下设资料室，配备2名专职资料员负责具体的档案事务。资料室在工地配备有办公室1间，专用库房1间，扫描仪2台，打印机2台，复印机2台，铁皮文件柜10个，塑料文件箱30个，先后购置文件盒约800个。充分的办公条件为做好档案工作提供了很好的条件，本工程的施工档案基本上做到了及时收集、及时整理、资料齐全、排列有序的工作要求。遗憾的是各专、兼职资料员在施工过程中因个人工作变动等因素更换较多，使资料的收集、整理工作受到相当影响。
4 施工阶段档案资料的收集、校对与整理
工程施工的档案资料，是在工程施工过程中逐步积累形成的。工作要点是及时收集、及时校对、及时整理，做到资料齐全、排列有序。
工程档案中很多细节问题，在工程施工阶段及时发现的话，很好处理；若在工程完工后、资料汇编整理时再发现问题，由于原来的经办人员工作变动等原因，处理起来就很麻烦。对此，施工单位的资料员仅仅坐在资料室里是做不好档案工作的，必须经常深入生产车间、仓库、施工现场，具体了解原材料、人员、设备的进场情况，以及施工现场的进度、质量、施工方法等情况，才能更好地做好档案工作。
4.1 及时收集
档案资料必须紧随工程施工进度及时收集。根据资料来源，档案资料可分成“内部生成”和“来自外部”两大类。
内部生成的资料主要是由施工单位编写、记录、填报，然后报送监理、业主审批的资料，包括开工申请、施工组织设计、施工计划、施工方案，人员、设备、原材料的进场报验单，测量资料报验单，隐蔽工程验收记录，单元工程质量评定表，各种施工记录等。资料员要跟生产技术、材料供应等部门保持密切联系，提醒有关部门根据工程进度和原材料的进场情况及时申报相关资料，经监理、业主等相关部门批复后要及时收集归档，避免资料散失。
来自外部的资料主要是原材料的出厂合格证、出厂检验报告，委托第三方检测单位进行检验、检测的各种检测成果。外来资料很重要，一旦缺失很难补回，资料员必须高度重视。原材料的出厂合格证和出厂检验报告，通常是在原材料进场验收时同步收集；个别材料如水泥的出厂检验报告通常要滞后28天厂家才能提供的，对此则要挂牌记录，到期后要及时催收。委托第三方检测单位进行检验、检测的，在检测检验工作完成后要及时向检测单位催收各种检测成果。
4.2 及时校对
档案资料及时收集后，还要及时校对。主要校对的内容有：
（1）资料页数是否齐全，每页资料的内容是否完整，相关人员的签名是否齐备，有无盖章，某些带有有效期的证章是否过期。
（2）原材料的出厂检验报告与进场检测报告的表格中，通常列有相应的质量标准，要将各项检测数据与相应的质量标准进行比对，看各项检验、检测结果是否合格。
（3）一份完整的原材料进场报验资料，是由原材料进场报验单、出厂合格证、出厂检验报告与材料进场后的检测报告所组成的，相关资料收集后要注意校对它们之间的材料名称、规格、批号、生产单位是否一致，检验结果是否合格，各种日期是否真实、合理。合理的日期顺序应该是先生产、后检验，材料进场后再检测、报验，然后业主（或监理）审批。
比较特殊的是水泥，水泥进场后取样检测，如果3天强度合格就可以使用，但要等28天强度的检测结果出来以后才能正式报验，这在资料上就形成了原材料先使用、后检测的假象，解决方式是在资料上补充一张《水泥3天强度申报表》，手续就完备了。
（4）基础（隐蔽）工程的施工记录，很多是施工现场填报的原始记录，资料员收到资料后主要检查表格内容是否填报齐全、字迹是否清晰、监理及施工单位相关人员的签名是否完备，有资质要求的签名人员是否拥有相关证书、具备相应资质，业主（或监理）有保留意见、返工意见或处理要求的，还要将相应的处理过程的施工记录及再验收记录归拢到一起，以便形成一个完整的施工记录。
（5）单元（或工序）工程施工质量评定表，最好在报送前先由资料员校对一遍，主要校对工程部位是否准确，检查数据与现场情况、质量标准是否相符，检查频率是否合理，文字表达是否准确，某些容易误解的项目、填表人是否理解正确，各工序之间的检查时间是否真实、准确。电脑拷贝的表格，还要注意填报的内容中是否遗留有其它单元的数据。
（6）单元（或工序）工程施工质量评定表经监理审核签署后，要及时领回，注意校对监理的评定意见是否符合规范，签名是否齐全；对一式多份的资料，还要注意校对监理的签名及签署日期是否一致。
4.3 及�r整理
施工过程中收集积累的工程档案在校对完毕后，要根据竣工资料的组卷要求，及时进行分类整理，通常要每月整理一次，整理方式如下。
（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定，工程档案按照单位工程进行组卷。当一个单位工程分成几个合同标段进行施工时，应请示业主单位，能否按照合同范围独立组卷。
（2）工程开工后，应请有经验的资料员，对本工程中各类资料的数量作出初步估计，并制订本工程的档案分类计划。每卷资料的厚度以1～2cm为宜，约100～200页。 小型工程的档案资料为1～10卷，按照综合资料、检测资料、施工记录、单元评定、完工验收、竣工图纸、施工日记的顺序排列即可。中型工程的资料有10～50卷，大型工程的资料有50～300卷，更大型的工程资料更多，相应地档案分类也要细化。通常：
综合资料可分为开工申请、施工组织设计、施工计划、施工方案、设备进场报验、人员进场报验、工作联系（报告）等分别组卷，卷内资料按照时间顺序排列即可；
原材料检验资料可按水泥、钢筋、砂、碎石等材料类别分别组卷，卷内资料按照时间顺序排列；施工过程的检测资料可按基础工程、混凝土工程等专业分类，混凝土的检测资料还可进一步按照不同的检测内容（如抗压、抗渗等）、不同标号分别组卷，卷内资料可按工程部位顺序排列，也可按照时间顺序排列；
单元工程施工质量评定表可按分部工程分别组卷，卷内资料宜按工程部位顺序排列；
基础（隐蔽）工程施工记录可按固结灌浆、帷幕灌浆、接触灌浆等类别分别组卷，卷内资料宜按工程部位顺序排列。
（3）在施工过程中，不同资料要分别存放。刚收到、未校对的资料可放在办公室。已校对、未作组卷整理的资料应分类存放到文件柜中。已组卷完成的资料，应编制目录，装入档案盒内、并封存到文件箱（柜）中。
（4）以乐昌峡工程为例，竣工资料需要一式三份，其中业主需要2份，施工单位应备查1份。资料整理时，3份资料要同时整理、同时组卷、如有整改则要同时整改，以保证3份资料完全一致。
4.4 其它讨论
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定，工程档案按照单位工程进行组卷。对于工期较长、规模较大的工程来说，工程完工后，档案资料汇编、整改时间很长，难于及时进行竣工验收。如果允许工期较长、规模较大的工程，其档案资料按照分部工程进行组卷，并在分部工程验收的同时进行该分部工程的资料预验收，则工程档案可以及时汇编、及时整改。
5 结语
工程档案是工程施工管理中的一项重要工作，它与工程施工中的计划管理、质量管理、成本管理与安全生产管理等工作同等重要。法律法规规定，工程档案的收集、整理、�收、移交要与工程施工、验收、移交同步进行。对施工企业而言，做好档案工作，对工程的及时验收、及时结算具有重要意义。笔者虽然在施工企业工作多年，但做档案工作还是首次，谨将一些心得体会总结一下，请同道与专家斧正。

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